Cómo estructurar un mensaje cuando importa de verdad

La forma en que organizamos un mensaje puede influir directamente en la comprensión, el interés y la capacidad de la audiencia para actuar a partir de lo que escucha.

Afortunadamente, no es necesario inventar la rueda cada vez que preparamos una conversación, reunión o presentación. A lo largo de los años, distintos autores y especialistas en comunicación han desarrollado estructuras que ayudan a organizar las ideas de acuerdo con el objetivo que se busca lograr.

​Si el objetivo comunicacional define qué queremos que la audiencia piense, sienta o haga, la estructura define el camino que recorrerá para llegar allí.

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No todas las comunicaciones tienen el mismo propósito

Una estructura útil para explicar un concepto técnico puede ser poco efectiva para liderar un cambio. Del mismo modo, una estructura diseñada para inspirar puede no ser la mejor alternativa cuando necesitamos facilitar una decisión.

Por eso, antes de seleccionar una estructura, conviene preguntarse:

• ¿Qué necesito lograr con esta comunicación?

• ¿Qué quiero que la audiencia piense, sienta y haga?

 

La respuesta ayudará a determinar qué estructura tiene más sentido utilizar.

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Algunas estructuras para distintos objetivos comunicacionales

Dependiendo de si buscamos inspirar, facilitar una decisión, movilizar a la acción, entregar retroalimentación o presentar una propuesta, algunas estructuras pueden resultar más útiles que otras.

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Círculo Dorado (Simon Sinek)

Propone comenzar por el propósito antes de explicar cómo y qué se hará.

Es especialmente útil cuando se busca inspirar, generar compromiso o conectar una iniciativa con un propósito más amplio.

Estructura:

• ¿Por qué? (propósito)

• ¿Cómo? (proceso, principios o enfoque)

• ¿Qué? (producto, acción o resultado)

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Pirámide Invertida (Bárbara Minto)

Sugiere comenzar por la conclusión principal y luego presentar los argumentos que la respaldan.

Es ampliamente utilizada en contextos ejecutivos porque facilita la toma de decisiones y permite llegar rápidamente al punto principal.

Estructura:

• Conclusión principal

• Argumentos clave

• Evidencia y detalles de respaldo

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What – So What – Now What (Matt Abrahams)

Una estructura simple y muy útil para conversaciones espontáneas o situaciones donde se debe responder bajo presión.

Estructura:

• ¿Qué ocurrió?

• ¿Por qué es importante?

• ¿Qué debemos hacer ahora?

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Secuencia Motivacional (Alan H. Monroe)

Diseñada para movilizar a la acción.

Ayuda a construir conciencia sobre un problema, presentar una solución y mostrar los beneficios de actuar.

Estructura:

• Atención

• Necesidad

• Solución

• Visualización del futuro

• Acción

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​Sparkline (Nancy Duarte)

Propone contrastar la realidad actual con una posibilidad futura para generar una visión convincente del cambio.

Es especialmente útil para liderar transformaciones, impulsar nuevas iniciativas o movilizar a otros hacia una visión compartida.

Estructura:

• Lo que es (situación actual)

• Lo que podría ser (escenario soñado)

• Lo que es (situación actual)

• Lo que podría ser (escenario soñado)

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AIRE (Acción - Impacto - Requerimiento - Escucha)

Ayuda a entregar retroalimentación de manera clara, específica y orientada a la acción, promoviendo al mismo tiempo el diálogo.

Estructura:

• Acción: ¿Qué ocurrió? (hechos observables)

• Impacto: ¿Cuál fue el impacto o por qué importa?

• Requerimiento: ¿Qué necesitas que ocurra en el futuro?

• Escucha: ¿Cómo lo ves tú? ¿Qué perspectiva o información podría estar faltando?

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​PPP (Problema - Promesa - Plan)

Permite presentar una idea de forma breve y persuasiva, mostrando primero un problema, luego el beneficio o resultado esperado y finalmente el camino para lograrlo.

Es especialmente útil para propuestas, elevator pitches o iniciativas de cambio.

Estructura:

• Problema: ¿Qué desafío o necesidad existe?

• Promesa: ¿Qué beneficio o resultado se puede lograr?

• Plan: ¿Cómo se logrará?

 

La estructura es una forma de cuidar a la audiencia

Muchas veces pensamos que la estructura ayuda a quien expone. En realidad, también ayuda a quien escucha.

Una buena estructura facilita que la audiencia:

• siga el hilo de la conversación;

• comprenda ideas complejas;

• recuerde los puntos esenciales;

• identifique qué se espera de ella.

En otras palabras, organizar bien las ideas es una forma de hacer más fácil el trabajo de quienes nos escuchan.

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Conclusión

Las buenas comunicaciones requieren una estructura capaz de guiar a la audiencia desde donde está hacia donde necesitamos que llegue.

Antes de preparar tu próxima reunión, presentación o conversación importante, pregúntate:

¿Cuál es la mejor estructura para ayudar a mi audiencia a comprender, recordar y actuar?

 

En nuestros talleres de comunicación trabajamos estas y otras estructuras de manera práctica, ayudando a las personas a reconocer cuándo utilizarlas y cómo aplicarlas según la audiencia, el objetivo comunicacional y el mensaje que desean transmitir. Al igual que ocurre con cualquier herramienta, el desafío no está en memorizar los modelos, sino en desarrollar la capacidad de elegir el más adecuado para cada situación y aplicarlo de manera efectiva.